Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 45/2021  Kierownika Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sławkowie z dnia 27.12.2021 r.
Regulamin kontroli zarządczej w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Sławkowie
ROZDZIAŁ I

Postanowienia ogólne
§ 1 Postanowienia niniejszego regulaminu dotyczą sposobu i zasad wykonywania kontroli zarządczej w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Sławkowie.

§ 2 Kontrolę zarządczą stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Sławkowie w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.

§ 3 Kontrola zarządcza jest to system zarządzania jednostką samorządu terytorialnego, zaś, najistotniejszym jej elementem jest system wyznaczania celów i zadań oraz monitorowania stopnia ich realizacji.

§ 4 Funkcjonowanie systemu kontroli zarządczej w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Sławkowie jest procesem ciągłym, realizowanym w oparciu o wyciągane wnioski wynikające z bieżącej działalności oraz obowiązujące regulacje wewnętrzne i zewnętrzne.

§ 5 Kontrola zarządcza w jednostce organizacyjnej jaką jest Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Sławkowie, stanowi podstawowy dokument kontroli zarządczej. Za funkcjonowanie kontroli zarządczej odpowiedzialność ponosi Kierownik jednostki.

ROZDZIAŁ II
Odpowiedzialność i obowiązki w zakresie kontroli zarządczej
§ 6 Kierownik Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sławkowie odpowiada za zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w zarządzanej jednostce.

§ 7 Kierownik Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sławkowie ponosi odpowiedzialność za prawidłowe i rzetelne wykonywanie zadań wynikających z niniejszego Regulaminu.

§ 8 Kierownik Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sławkowie ponosi odpowiedzialność za podejmowane działania, których celem jest nadzorowanie i kontrolowanie procesów zachodzących w kierowanej przez niego placówce, w sposób dający zapewnienie, że:

1.	działania te są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi;
2.	zadania są realizowane efektywnie i skutecznie, plany, zamierzenia i cele są osiągane;
3.	ryzyka związane z realizacją zadań są na bieżąco identyfikowane i monitorowane celem ciągłej poprawy procesów;
4.	zasady etycznego postępowania pracowników są przestrzegane i  promowane;
5.	przepływ informacji jest skuteczny i efektywny;
6.	posiadane zasoby są właściwie zabezpieczone i chronione;
7.	dane i informacje publikowane lub udostępniane wewnątrz i na zewnątrz są aktualne, rzetelne i wiarygodne.

§ 9 Każdy pracownik Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sławkowie uczestniczy w funkcjonowaniu systemu kontroli zarządczej poprzez właściwe wykonywanie powierzonych mu obowiązków, realizację uprawnień                   i odpowiedzialności.

ROZDZIAŁ III
Zasady funkcjonowania kontroli zarządczej
§ 10 Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie:

1.	zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi;
2.	skuteczności i efektywności działania;
3.	wiarygodności sprawozdań;
4.	ochrony zasobów;
5.	przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania;
6.	efektywności i skuteczności przepływu informacji;
7.	zarządzania ryzykiem.

§ 11 Kontrola zarządcza powinna być:

1.	adekwatna – zgodna z zasadami określonymi w obowiązujących aktach prawnych oraz z regulaminem, dokładnie odpowiadająca założonym celom;
2.	skuteczna – tak skonstruowana, aby faktycznie zabezpieczała Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Sławkowie przed wystąpieniem lub skutkami danego ryzyka;
3.	efektywna – umożliwiająca osiąganie założonych celów, ograniczająca ryzyko w pożądanym stopniu przy wykorzystaniu najmniejszych możliwych nakładów.

ROZDZIAŁ IV
System kontroli zarządczej w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Sławkowie
§ 12 System kontroli zarządczej w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Sławkowie zbudowany jest w oparciu               o standardy kontroli zarządczej, które obejmują pięć grup odpowiadających poszczególnym elementom kontroli zarządczej:

1.	środowisko wewnętrzne;
2.	cele i zarządzanie ryzykiem;
3.	mechanizmy kontroli;
4.	informacja i komunikacja;
5.	monitorowanie i ocena.

Środowisko wewnętrzne

§ 13 Właściwe środowisko wewnętrzne w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Sławkowie ma zasadniczy wpływa na jakość kontroli zarządczej.

§ 14 W ramach środowiska wewnętrznego wdrożono następujące zasady i obowiązki:

1.	przestrzeganie wartości etycznych – osoby zarządzające i podlegli pracownicy zobowiązani są do przestrzegania  wartości etycznych przyjętych w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Sławkowie i kierowania się nimi przy wykonywaniu powierzonych zadań. Osoby zarządzające wspierają i promują przestrzeganie wartości etycznych dając dobry przykład codziennym postępowaniem i podejmowanymi decyzjami;

2.	kompetencje zawodowe – wymagane jest, aby osoby zarządzające i pracownicy posiadali wiedzę, umiejętności               i doświadczenie pozwalające skutecznie i efektywnie wypełniać powierzone zadania. Proces zatrudnienia jest prowadzony w sposób zapewniający wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy;

3.	struktura organizacyjna – struktura organizacyjna w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Sławkowie jest dostosowana do aktualnych celów i zadań. Zakres podległości pracowników w sposób przejrzysty i spójny określa „Regulamin organizacyjny Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sławkowie”. Aktualny zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności jest określony dla każdego pracownika w sposób precyzyjny, adekwatny do wagi podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania i ryzyka z nimi związanego. Ponadto w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Sławkowie obowiązuje „Regulamin Pracy Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sławkowie” ustalający organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników;

4.	delegowanie uprawnień – zakres uprawnień delegowanych poszczególnym pracownikom jest precyzyjnie określony. Zakres delegowanych uprawnień jest odpowiedni do wagi podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania i ryzyka z nimi związanego. Obowiązki i uprawnienia pracowników Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sławkowie określone są w indywidualnych zakresach czynności i obowiązków (przyjętych podpisem pracownika). Zakres delegowanych uprawnień dla osób zarządzających i pracowników wynika z pełnomocnictw              i upoważnień Kierownika. Pełnomocnictwa i upoważnienia podlegają bieżącej aktualizacji;

5.	wszystkie zadania realizowane w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Sławkowie są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa, uchwałami Rady Miejskiej, zarządzeniami Burmistrza Miasta Sławków, zarządzeniami Kierownika, wprowadzonymi procedurami i innymi regulacjami  wewnętrznymi.

Cele i zarządzanie ryzykiem

§ 15 Zarządzanie ryzykiem ma na celu zwiększenie prawdopodobieństwa osiągnięcia celów i realizacji zadań.

§ 16 Zasady zorganizowania kontroli zarządczej w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Sławkowie zgodnie ze standardami „Cele i zarządzanie ryzykiem” zostały opisane w Załączniku Nr 2 do zarządzenia Kierownika wprowadzającego niniejszy regulamin.

Mechanizmy kontroli zarządczej

§ 17 Celem wdrożenia mechanizmów kontroli zarządczej jest zapobieganie urzeczywistnianiu się ryzyka                    (lub ograniczenie strat). Każdy zastosowany mechanizm kontrolny stanowi odpowiedź na konkretne ryzyko. Mechanizmy kontroli nie tworzą zamkniętego katalogu, ponieważ system kontroli zarządczej powinien być elastyczny   i dostosowany do specyficznych potrzeb Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sławkowie.

§ 18 Podstawowe mechanizmy kontroli zarządczej stosowane w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Sławkowie:

1.	dokumentowanie systemu kontroli zarządczej – w ramach tego systemu działają procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników oraz inne dokumenty wewnętrzne stanowiące dokumentację systemu kontroli zarządczej. Dokumentacja jest spójna i dostępna dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna;

2.	nadzór – w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Sławkowie prowadzony jest nadzór nad wykonywaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji. 

3.	ciągłość działalności – funkcjonują mechanizmy służące utrzymaniu ciągłości działalności Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sławkowie poprzez system zastępstw, delegowania uprawnień, upoważnień i innych regulacji wewnętrznych; 

4.	ochrona zasobów – dostęp do zasobów finansowych, materialnych i informacyjnych jednostki mają wyłącznie upoważnione osoby. Pracownicy są odpowiedzialni za zapewnienie ochrony i właściwe wykorzystanie zasobów jednostki. Pracownikom powierzono odpowiedzialność materialną za przekazane składniki majątkowe. Mienie jednostki oraz sprzęt oddany do użytkowania pracownikom jest ubezpieczony. Stan mienia jest systematycznie weryfikowany i porównywany ze stanem ewidencyjnym w drodze inwentaryzacji;

5.	szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych – w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Sławkowie funkcjonują mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych, a w tym:  1) rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych, 
2) zatwierdzanie (autoryzacja) operacji finansowych przez Kierownika lub osoby przez niego upoważnione, 
3) podział kluczowych obowiązków, 
4) weryfikacja operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji;
 
6.	mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych – w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Sławkowie funkcjonują mechanizmy służące zapewnieniu bezpieczeństwa danych i systemów informatycznych. Składają się na nie mechanizmy kontroli dostępu do zasobów informatycznych, sprzętu, systemu, aplikacji, danych, mające na celu ich ochronę przed nieautoryzowanymi zmianami, czy utratą.

Informacja i komunikacja

§ 19 Pracownicy mają zapewniony dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania przez nich obowiązków. System komunikacji umożliwia przepływ potrzebnych informacji wewnątrz i na zewnątrz Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sławkowie.

§ 20 Grupa standardów Informacja i komunikacja obejmuje:

1.	informację bieżącą –pracownikom zapewnione są, w odpowiedniej formie i czasie, właściwe oraz rzetelne informacje potrzebne do realizacji zadań;

2.	komunikację wewnętrzną – zapewnione są efektywne mechanizmy przekazywania ważnych informacji pracownikom Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sławkowie; 

3.	komunikację zewnętrzną – zapewniony jest efektywny system wymiany ważnych informacji z podmiotami zewnętrznymi mającymi wpływ na osiąganie celów i realizację zadań. W ramach komunikacji zewnętrznej wykorzystuje się głównie następujące sposoby przekazywania informacji: współpraca z mediami, Biuletyn Informacji Publicznej, przyjmowanie skarg i wniosków zainteresowanych przez Kierownika.

Monitorowanie i ocena

§ 21 System kontroli zarządczej w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Sławkowie podlega bieżącemu monitorowaniu i ocenie.

§ 22 W Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Sławkowie wprowadzono następujące systemy monitorowania               i oceny kontroli zarządczej:

1.	monitorowanie systemu kontroli zarządczej – monitorowana jest skuteczność poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej, co umożliwia bieżące rozwiązywanie zidentyfikowanych problemów. Wyznaczeni pracownicy są  zobowiązani do wykonywania bieżącej oceny systemu kontroli zarządczej, w szczególności w stosunku do stanowiska na którym są zatrudnieni;

2.	Do monitorowania oceny kontroli zarządczej powołano zespół koordynatorów w osobach:
- Inspektor w Zespole Obsługi Administracyjnej – przewodniczący,
- Kierownik Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej – członek,
- Główny Księgowy – członek,
- Koordynator Zespołu Pomocy Środowiskowej – członek,
- Informatyk – członek.

3.	samoocena – raz w roku przeprowadzana jest samoocena systemu kontroli zarządczej przez podległych pracowników. Samoocena jest ujęta w ramy procesu odrębnego od bieżącej działalności i udokumentowana;

4.	Raz do roku w terminie do 10 lutego, Kierownik Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sławkowie przeprowadza w jednostce samoocenę funkcjonowania systemu kontroli zarządczej zgodnie z Załącznikiem Nr 3            do zarządzenia, którą podsumowuje i przechowuje w dokumentacji wewnętrznej jednostki;

5.	Kierownik przygotowuje Informację o stanie kontroli zarządczej która to stanowi Załącznik Nr 1 do niniejszego Regulaminu w terminie do 10 lutego następnego roku.

ROZDZIAŁ V
Postanowienia końcowe

§ 23 Doskonalenie mechanizmów kontroli zarządczej w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Sławkowie jest procesem ciągłym, realizowanym w oparciu o jego zasady funkcjonowania.

§ 24 Kierownik jednostki zobowiązany jest do aktualizacji regulaminów, procedur oraz pozostałych regulacji wewnętrznych, które składają się na system kontroli zarządczej.

§ 25 Kierownik zapoznaje podległych pracowników z treścią niniejszego Regulaminu.

§ 26 Zobowiązuje się wszystkich Pracowników Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sławkowie do przestrzegania postanowień zawartych w niniejszym Regulaminie.

Załącznik Nr 1 do Regulaminu kontroli zarządczej 
w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Sławkowie

Informacja o stanie kontroli zarządczej za ……… rok

Jako osoba odpowiedzialna za zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej tj. podejmowanie działań mających na celu zapewnienie:
1)	zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,
2)	skuteczności i efektywności działania,
3)	wiarygodności sprawozdań,
4)	ochrony zasobów,
5)	przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,
6)	efektywności i skuteczności przepływu informacji,
7)	zarządzania ryzykiem,
informuję, że w kierowanej przez mnie jednostce organizacyjnej

………………………………………………………………………………………………………………………………………..
(nazwa jednostki)	
Część A1
❏w wystarczającym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza.	
Część B

❏w ograniczonym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza.	

1 W zależności od wyników oceny stanu kontroli zarządczej wypełnia się tylko jedną część z części A albo B, albo C.
1)	Część A wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza w wystarczającym stopniu zapewniła łącznie: zgodność działalności      z przepisami prawa i procedurami wewnętrznymi, skuteczności efektywności działania, wiarygodność sprawozdań, ochronę zasobów, przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania, efektywność i skuteczność przepływu informacji oraz zarządzanie ryzykiem (tj. w przypadku niestwierdzenia nieprawidłowości lub słabości kontroli zarządczej w każdej kategorii celów).  Części B i C skreśla się.
2)	Część B wypełnia się w przypadku,  gdy kontrola  zarządcza nie zapewniła w wystarczającym stopniu: zgodności działalności          z przepisami prawa i procedurami wewnętrznymi lub skuteczności i efektywności działania, lub wiarygodności sprawozdań, lub ochrony zasobów, lub przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, lub efektywności oraz skuteczności przepływu informacji lub zarządzania ryzykiem (tj. w przypadku stwierdzenia istotnych nieprawidłowości lub słabości kontroli zarządczej w przynajmniej jednej kategorii celu), z zastrzeżeniem przypisu 5. Części A i C skreśla się.
3)	Część C wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza nie zapewniła w wystarczającym stopniu: zgodności działalności            z przepisami prawa i procedurami wewnętrznymi, ani skuteczności i efektywności działania, ani wiarygodności sprawozdań, ani ochrony zasobów, ani przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, ani efektywności i skuteczności przepływu informacji, ani zarządzania ryzykiem (tj. w przypadku stwierdzenia istotnych nieprawidłowości lub słabości kontroli zarządczej we wszystkich 7 kategoriach celów). Części A i B skreśla się.

1)	Uwagi dotyczą2:

2)	Zostaną podjęte następujące działania w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej3:	
Część C

❏nie funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza.
1)	Uwagi dotyczą 2:

2)	Zostaną podjęte następujące działania w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej 3:	
Część D
W ubiegłym roku zostały podjęte następujące działania w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej:	
Część E
Niniejsza informacja opiera się na:
❏oceny stopnia realizacji celów i zadań,
❏procesu zarządzania ryzykiem,
❏ocen i zaleceń kontroli wewnętrznej,
❏ocen i zaleceń kontroli zewnętrznej,
❏innych źródeł informacji (należy wskazać źródła informacji):

❏wynikach samooceny.	
Jednocześnie informuję, że nie są mi znane inne fakty lub okoliczności, które mogłyby wpłynąć na treść niniejszej informacji	

………………………………………	…. ………………………………….
(miejscowość i data)	(podpis kierownika jednostki)

2 Należy opisać przyczyny złożenia zastrzeżeń w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej
3 Należy opisać kluczowe działania, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej w odniesieniu do złożonych
zastrzeżeń