Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Nr 45/2021  Kierownika Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sławkowie                      z dnia 27.12.2021 r.

Polityka zarządzania ryzykiem w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Sławkowie

Postanowienia ogólne
§ 1 Niniejszy dokument określa zakres, zasady i sposób funkcjonowania systemu zarządzania ryzykiem               w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Sławkowie sprzyjający realizacji celów, efektywniejszemu wykorzystaniu zasobów i lepszemu reagowaniu na sytuacje nieprzewidziane.

§ 2 Celem systemu zarządzania ryzykiem jest zapewnienie mechanizmów służących osiągnięciu wyznaczonych celów, a także poprawy jakości oraz efektywności zarządzania, wyeliminowaniu zakłóceń           w osiąganiu celów i realizacji zadań zarówno bieżących jak i inwestycyjnych.

§ 3 Celem polityki zarządzania ryzykiem jest ograniczenie do minimum skutków ryzyk występujących w trakcie realizacji przyjętych na dany rok celów i zadań poprzez ujęcie w ramy formalnego procesu identyfikacji obszarów ryzyka, oszacowania ryzyka, ustalenia poziomu istotności, określenia możliwej reakcji na ryzyko              i działań minimalizujących skutki ryzyk.

§ 4 Terminologia:

Cel – zamierzony rezultat działalności, który ma być osiągnięty w określonym czasie.

Miernik – dla każdego celu/zadania należy określić przynajmniej jeden miernik pozwalający na stwierdzenie czy cel został osiągnięty.

Planowany poziom miernika – wyrażony ilościowo poziom miernika, który planuje się osiągnąć na koniec okresu sprawozdawczego.

Ryzyko – możliwość zaistnienia zdarzenia, które będzie miało wpływ na realizację założonych celów. Zarządzanie ryzykiem – proces systematycznej identyfikacji, analizy, oceny i postępowania z ryzykiem.
Właściciel celu/zadania/ryzyka – osoba odpowiedzialna za wykonanie danego celu, zadania i za administrowanie konkretnym ryzykiem zidentyfikowanym w obszarze działania Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sławkowie.

Mechanizm kontroli – rozwiązania organizacyjne, techniczne lub prawno-finansowe służące do ograniczenia poziomu ryzyka.

Analiza ryzyka - czynności podejmowane w celu zrozumienia charakteru zidentyfikowanego ryzyka, proces             w którym identyfikuje się ryzyko i ocenia możliwość jego wystąpienia.

Czynniki ryzyka – okoliczności (prawne, faktyczne) zdarzenia, działanie lub zaniechanie. które mogą spowodować wystąpienie ryzyka lub jego zwiększenie bądź zmniejszenie.

Hierarchizacja ryzyka – uporządkowanie ryzyk wg kryterium ich znaczenia dla osiągnięcia założonych celów.

Monitorowanie ryzyka – obserwowanie ryzyk pod kątem zmiany siły ich odziaływania i prawdopodobieństwa ich wystąpienia.

Rejestr ryzyka – zestawienie w formie papierowej wszystkich zidentyfikowanych ryzyk Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sławkowie.

Wyznaczanie celów

§ 5 Najistotniejszym elementem kontroli zarządczej jest system wyznaczania celów i zadań oraz monitoring ich realizacji.

§ 6 W celu efektywnego i skutecznego realizowania celów i zadań powierzonych Miejskiemu Ośrodkowi Pomocy Społecznej w Sławkowie, ustanowiono jego Misję. 

§ 7 Misją Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sławkowie jest prowadzenie działań wspierających osoby i rodziny w wysiłkach ukierunkowanych na przezwyciężeniu trudnych sytuacji życiowych                       oraz zmierzających do zaspokojenia niezbędnych potrzeb życiowych, jak również inicjowanie i podejmowanie działań zapobiegających powstawaniu trudności życiowych rodzących zapotrzebowanie na pomoc społeczną.  

§ 8 W terminie do 10 lutego każdego roku Kierownik Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sławkowie dokonuje wyboru celów i zadań do realizacji na bieżący rok, które stanowić będą obszar do identyfikacji ryzyka wraz z określeniem mierników, opisu ryzyka, skutków i prawdopodobieństwa wystąpienia, a także wskazania właściciela ryzyka i reakcji na ryzyko.

§ 9 Do weryfikacji celów, zadań, o których mowa w § 8 służą „Cele, zadania i mierniki”, których wzór stanowi Załącznik Nr 1A

§ 10 Członkowie Zespołu koordynatorów do końca stycznia danego roku przekazują poszczególne Projekty rejestru ryzyk Załącznik Nr 1B (dotyczące danego Zespołu) do Przewodniczącego Zespołu koordynatorów, który sporządza ogólny Projekt rejestru ryzyk i przekazuje go do akceptacji Kierownika Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sławkowie, co najmniej na 7 dni przed terminem określonym w § 8.

§ 11 Przy określaniu celów i zadań bierze się pod uwagę:

1.	powszechnie obowiązujące przepisy prawa, uchwały Rady Miasta Sławków, zarządzenia Burmistrza Miasta Sławków, zarządzenia Kierownika jednostki oraz ich wytyczne,
2.	Misję Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sławkowie,
3.	projekt budżetu na dany rok i WPF,
4.	zadania ujęte w Statucie, Regulaminie Organizacyjnym,

§ 12 Wybrane cele i zadania powinny być określane w perspektywie co najmniej rocznej i spełniać następujące warunki, być:

1.	konkretne – sformułowane w zwięzły sposób, jednoznaczny, precyzyjnie określający cel, który zamierzamy osiągnąć,
2.	mierzalne – oparte na liczbach – ilość, jakość, koszt, czas,
3.	osiągalne – oparte na obiektywnej ocenie możliwości oraz akceptowalne przez zainteresowane strony,
4.	realistyczne – możliwe do zrealizowania w oparciu o dostępne zasoby,
5.	określone w czasie – precyzyjnie określające terminy wykonania.

§ 13 Dla celów planistycznych cele dzielimy na:

1.	strategiczne - ogólne, istotne dla funkcjonowania Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sławkowie, wynikają z Misji, posiadanych strategii i innych dokumentów o podobnym charakterze, mają one charakter stały i ogólny, a ich realizacja rozłożona jest w dłuższym okresie czasowym,
2.	operacyjne - wynikające z celów strategicznych, związane z realizacją zadań bieżących, dotyczące konkretnych projektów, zadań.

§ 14 Cele realizowane są poprzez zadania, które są uszczegółowieniem celu. W zależności od stopnia złożoności celu jeden cel może być realizowany przez 2, 3 czy 5 zadań.

§ 15 Na podstawie Projektu rejestru ryzyk przygotowanego przez Zespół koordynatorów, Kierownik Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sławkowie przypisuje wszystkim wyznaczonym zadaniom mierniki określające ich docelową wartość, które powinny umożliwić wartościowe, ilościowe lub opisowe określenie docelowego poziomu efektów z poniesionych nakładów.

§ 16 Role właścicieli ryzyka w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Sławkowie pełni Zespół koordynatorów. Dla celów strategicznych właścicielem ryzyka jest Kierownik.

§ 17 Do jednego zadania zaleca się identyfikowanie co najwyżej trzech ryzyk.

§ 18 Rejestr prowadzony przez Kierownika Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sławkowie jest „Rejestrem ryzyk”, obejmującym cele i zadania jednostki na dany rok. Kierownik Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sławkowie stale monitoruje jego realizację i dokonuje jego aktualizacji.

Identyfikacja ryzyka

§ 19 W terminach, o których mowa w § 8 każdego roku Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Sławkowie dokonuje identyfikacji ryzyka w odniesieniu do celów wybranych do realizacji w danym roku. W identyfikację ryzyk zaangażowany jest Zespół koordynatorów, który odpowiada za realizację zadań związanych z tymi ryzykami.

§ 20 W przypadku zmiany celów np. z powodu zmiany uchwały budżetowej bądź w przypadku istotnej zmiany warunków, w których funkcjonuje właściciel ryzyka dokonuje się oceny zasadności ponownej identyfikacji ryzyka z wykorzystaniem wyników monitorowania ryzyka, uwarunkowań wewnętrznych i zewnętrznych, zmian prawnych, wyników audytów i kontroli zewnętrznych.

Okresowy przegląd zidentyfikowanych ryzyk

§ 21 W terminie do 31 lipca każdego roku Kierownik Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sławkowie zapewnia przeprowadzenie półrocznej, wg stanu na dzień 30 czerwca, aktualizacji ryzyk zidentyfikowanych              w odniesieniu do celów wybranych do realizacji w danym roku. Wynik tej aktualizacji przechowywany jest               w dokumentacji własnej jednostki. 

§ 22 Członkowie Zespołu koordynatorów przekazują poszczególne Projekty aktualizacji rejestru „Cele, zadania i mierniki” (dotyczący danego Zespołu) do Przewodniczącego Zespołu koordynatorów, który sporządza ogólny Projekt rejestru „Cele, zadania i mierniki” i przekazuje go do akceptacji  Kierownika Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sławkowie Projekt aktualizacji rejestru „Cele, zadania i mierniki”, co najmniej na 7 dni przed terminem określonym w § 21, którego wzór stanowi Załącznik Nr 1A  

§ 23 W ramach półrocznej aktualizacji Rejestru ryzyk należy uzupełnić Rejestr uwzględniając wprowadzone zmiany w uchwale budżetowej i WPF bądź inne zmiany prawne, wytyczne, uwzględnić zadania, które podjęto w półroczu, a nie były w pierwotnej wersji Rejestru, ewentualnie wykreślić cele i zadania, które ze względu               na uwarunkowania finansowe bądź prawne przesunięto na dogodniejszy termin, ustalić czy wystąpiły nowe ryzyka nierozpoznane uprzednio, nowe źródła ryzyk, uwzględnić wyniki kontroli wewnętrznych i zewnętrznych w I półroczu.

§ 24 Proces identyfikowania i monitorowania ryzyka ma charakter ciągły i winien być wykonywany na każdym szczeblu zarządzania w ramach sprawowania kontroli zarządczej. Ocena ryzyka.

§ 25 Ocenę ryzyka, pod względem jego znaczenia dla osiągnięcia założonych celów, przeprowadza właściciel ryzyka w ramach procesu identyfikacji ryzyka.

§ 26 Każde ryzyko oceniane jest jako iloczyn siły oddziaływania (S) i prawdopodobieństwa jego wystąpienia (P). Wyniki ujmowane są w „Rejestrze ryzyk”, którego wzór stanowi Załącznik Nr 1B.

§ 27 Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Sławkowie stosuje wewnętrzną skalę oceny prawdopodobieństw   i skutków ryzyka.

§ 28 Ocena siły oddziaływania (skutków ryzyka) polega na przypisaniu każdemu z ryzyk punktacji, wynikającej z poniższej tabeli oddziaływania ryzyka:

Punktacja	Opis	
1	Finanse - oznacza znikomy wpływ na finanse, niewymagający podejmowania reakcji związanej z realizacją zadania
Reputacja - oznacza bardzo niski wpływ – brak negatywnych reakcji zewnętrznych na działania Placówki
Realizacja zadań - oznacza bardzo niski wpływ – zdarzenie nie wpływa na realizację zadania	
2	Finanse - oznacza niewielki wpływ na finanse, wymagający podjęcia działań, w wyniku których zakłócenie w realizacji zadania zostanie zneutralizowane
Reputacja - oznacza niski wpływ – sporadyczne, krótkotrwałe sygnały dotyczące pojedynczych zdarzeń, niewpływające na wizerunek całej Placówki
Realizacja zadań - oznacza niski wpływ – zdarzenie utrudnia realizację zadania	
3	Finanse - oznacza wysoki wpływ na finanse, którego zminimalizowanie  wymaga    zaangażowania  znaczącego zasobu czasu lub środków
Reputacja - oznacza wysoki wpływ – sytuacje i zjawiska prowadzące do zmniejszenia zaufania w niektórych obszarach
Realizacja zadań - oznacza wysoki wpływ – zdarzenie wpływa na przekroczenie mierników realizacji zadania	
4	Finanse - oznacza bardzo wysoki i trwały wpływ na finanse
Reputacja - oznacza bardzo wysoki wpływ – utrata wizerunku i zaufania do Placówki
Realizacja zadań - oznacza bardzo wysoki wpływ – zdarzenie uniemożliwia realizację zadania, zagraża realizacji celu	

§ 29 Ocena prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka polega na przypisaniu każdemu z ryzyk punktacji od 1 do 4 wg poniższej tabeli prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka:

Punktacja	Opis	
1	Oznacza, że zagrożenie jest bardzo niskie – istnieją uzasadnione powody by sądzić, że zdarzenie nie wystąpi w ciągu roku	
2	Oznacza, że zagrożenie jest niskie – istnieją uzasadnione powody by sądzić, że zdarzenie wystąpi raz w ciągu roku	
3	Oznacza, że zagrożenie jest wysokie – istnieją uzasadnione powody by sądzić, że zdarzenie wystąpi kilkakrotnie w ciągu roku	
4	Oznacza, że zagrożenie jest bardzo wysokie – istnieją uzasadnione powody by sądzić, że zdarzenie  będzie powtarzalne w ciągu roku	

§ 30 Na podstawie przeprowadzonej oceny należy dokonać hierarchizacji ryzyk, umieszczając                    je w „Rejestrze ryzyk” przy każdym zadaniu w kolejności od najwyższego do najniższego.

Ustalenie poziomu ryzyka

§ 31 Wyniki analizy ryzyka przedstawia się przy pomocy tabeli punktowej oceny ryzyka, która określa niski, średni, wysoki i bardzo wysoki poziom ryzyka przypisując dla każdego z nich odpowiednią kolorystykę:

1.	poziom niski – kolor zielony, najniższe zagrożenie, wymaga stałego monitorowania akceptowalny poziom ryzyka, zaplanowanie i wdrożenie działań zaradczych zależy od decyzji właściciela ryzyka,
2.	poziom średni – kolor żółty, akceptowalny poziom ryzyka, wymaga stałego monitorowania poziomu ryzyka oraz zaplanowania działań zaradczych do ewentualnego wdrożenia,
3.	poziom wysoki – kolor jasno czerwony, nieakceptowany poziom ryzyka, właściciel ryzyka zobowiązany jest do podjęcia działań w celu sprowadzenia ryzyka do poziomu akceptowalnego w terminie uzgodnionym z bezpośrednim przełożonym bądź podjęcia decyzji o wycofaniu się.
4.	poziom bardzo wysoki – kolor czerwony, nieakceptowany poziom ryzyka, właściciel ryzyka zobowiązany jest do podjęcia natychmiastowych działań w celu sprowadzenia ryzyka do poziomu akceptowalnego bądź podjęcia decyzji o wycofaniu się.

	MATRYCA RYZYKA

oddziaływanie						
bardzo wysokie	4	8	12	16		
wysokie	3	6	9	12		
niskie	2	4	6	8		
bardzo niskie	1	2	3	4		
	bardzo niskie	niskie 	wysokie	bardzo wysokie	prawdopodobieństwo	

Legenda:

Kolor	zielony	żółty	Jasny czerwony	czerwony	
Poziom ryzyka	niski	średni	wysoki	Bardzo wysoki	

Reakcja na ryzyko

§ 32 W Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Sławkowie przyjmuje się następujące możliwe sposoby postępowania z ryzykiem, które wskazuje właściciel ryzyka:

1.	tolerowanie - jego poziom nie jest duży i nie ma większego wpływu na wykonywanie zadań, brak możliwości podjęcia działań ograniczających poziom danego ryzyka, nie podejmuje się działań zaradczych, akceptacja ryzyka,
2.	dzielenie się, transfer ryzyka – częściowe lub całkowite przeniesienie ryzyka na inny podmiot, przekazanie innej stronie, innemu podmiotowi,
3.	wycofanie się  – unikanie ryzyka, odejście od działań, które wiążą się z ryzykiem,
4.	działanie - ograniczanie, minimalizacja ryzyka, podjęcie działań zaradczych mających na celu ograniczenie prawdopodobieństwa i efektu wystąpienia danego zdarzenia lub skutków wystąpienia ryzyka lub obu jedno
Raport roczny z zarządzania ryzykiem

§ 33 W ramach monitorowania realizacji celów w terminie do 10 lutego każdego roku Kierownik Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sławkowie przygotowuje „Sprawozdanie z realizacji celów i zadań”                   za poprzedni rok, którego wzór stanowi Załącznik nr 2. W raporcie należy uwzględnić również informacje                   o ryzykach, które wystąpiły, a nie były zidentyfikowane.

§ 34 Członkowie Zespołu koordynatorów do końca stycznia danego roku przekazują poszczególne „Sprawozdania z realizacji celów i zadań” za poprzedni rok (dotyczący danego Zespołu) do Przewodniczącego Zespołu koordynatorów, który sporządza ogólne „Sprawozdanie z realizacji celów i zadań” za poprzedni rok            i przekazuje go do akceptacji Kierownika Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sławkowie, co najmniej na 7 dni przed terminem określonym w § 33.

§ 35 Kierownik zapoznaje podległych pracowników z treścią niniejszych Zasad.

§ 36 Zobowiązuje się wszystkich Pracowników Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sławkowie                   do przestrzegania postanowień zawartych w niniejszych Zasadach.