Załącznik Nr 3 do Zarządzenia Nr 45/2021  Kierownika Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sławkowie z dnia 27.12.2021 r.

Zasady dokonywania samooceny funkcjonowania systemu kontroli zarządczej 
w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Sławkowie

§ 1 Niniejszy dokument określa zasady i tryb dokonywania samooceny funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Sławkowie.

§ 2 Proces samooceny jest jednym z narzędzi stosowanych w monitoringu kontroli zarządczej w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Sławkowie, a jego celem jest uzyskanie informacji o funkcjonowaniu kontroli zarządczej.

§ 3 Samoocena w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Sławkowie przeprowadzana jest poprzez udzielenie odpowiedzi na pytania sformułowane w kwestionariuszu TAK, NIE, NIE WIEM. Samoocena jest anonimowa, dokonuje się jej przez osobiste wypełnienie arkusza samooceny.

§ 4 Wzór kwestionariusza dla osób zarządzających w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Sławkowie - Kierownika, stanowi Załącznik Nr 1 do niniejszych zasad. Wzór kwestionariusza dla pracowników, stanowi Załącznik Nr 2 do niniejszych zasad. Natomiast wzory raportów zbiorczych dla kadry zarządzającej oraz pracowników stanowią odpowiednio Załącznik Nr 3 i Załącznik Nr 4.

§ 5 Termin przeprowadzenia samooceny funkcjonowania systemu kontroli zarządczej przez Kierownika Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sławkowie ustala się do 20 kwietnia każdego roku. Wypełnione kwestionariusze w formie papierowej, należy przedłożyć Kierownikowi Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sławkowie.

§ 6 Dokumentem potwierdzającym przeprowadzenie Samooceny w  Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Sławkowie jest Raport z dokonanej samooceny, którego projekt zobowiązany jest przedłożyć wyznaczony zespół koordynatorów Kierownikowi Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sławkowie w terminie umożliwiającym jego przyjęcie do 30 kwietnia każdego roku. Przeprowadzana corocznie samoocena dotyczy zawsze roku ubiegłego.

§ 7 1.Wyniki samooceny są podstawą do pisemnego Raportu zawierającego co najmniej następujące informacje:
1)	cel przeprowadzonej samooceny,
2)	zakres samooceny przedmiotowy i podmiotowy,
3)	wyniki samooceny: ogólna ocena stanu kontroli zarządczej, zidentyfikowane ryzyka, słabości kontroli zarządczej, proponowane działania naprawcze.

2. Wzory kwestionariuszy / ankiet wykorzystane w procesie samooceny dołącza się do raportu.

§ 8 Za sporządzenie Raportu zbiorczego z przebiegu procesu samooceny w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Sławkowie odpowiedzialny Przewodniczący Zespołu Koordynatorów.

§ 9 W Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Sławkowie ustala się próg, którego przekroczenie będzie wskazywało na słabość kontroli zarządczej w danym obszarze: > 50% negatywnych odpowiedzi spośród wszystkich otrzymanych na konkretne pytania.

§ 10 Zobowiązuje się Przewodniczącego Zespołu Koordynatorów do zapoznania podległych pracowników             z treścią niniejszych Zasad.

§ 11 Zobowiązuje się wszystkich Pracowników Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sławkowie                do przestrzegania postanowień zawartych w niniejszych Zasadach.

Załącznik Nr 1 do Zasad dokonywania samooceny funkcjonowania kontroli zarządczej  w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Sławkowie

ANKIETA DO SAMOOCENY KONTROLI ZARZĄDCZEJ - KIEROWNIK

Lp	PYTANIE	TAK	NIE	NIE WIEM	a)	Odniesienie do regulacji, procedur, zasad, przyjętych rozwiązań lub wskazanie innych dowodów potwierdzających odpowiedź TAK, albo
b)	uzasadnienie odpowiedzi NIE inne UWAGI	
1	Czy pracownicy są informowani
o zasadach etycznego postępowania?					

2	Czy Pani/Pan wie jak należy się zachować,
w przypadku gdy będzie Pani/Pan świadkiem poważnych naruszeń zasad etycznych obowiązujących w placówce?					

3	Czy bierze Pani/Pan udział
w szkoleniach w wystarczającym stopniu, aby skutecznie realizować powierzone zadania?					

4	Czy w Pani/Pana placówce zostały pisemnie ustalone wymagania w zakresie wiedzy, umiejętności i doświadczenia, konieczne do wykonywania zadań na poszczególnych stanowiskach pracy?					
5	Czy dokonuje Pani/Pan okresowej oceny pracy swoich pracowników?					

6	Czy pracownicy zostali zapoznani
z kryteriami, za pomocą których dokonuje Pani/Pan oceny wykonywania przez nich zadań?					

7	Czy pracownicy mają zapewniony w wystarczającym stopniu dostęp do szkoleń niezbędnych na zajmowanych przez nich stanowiskach pracy?					

8	Czy pracownicy posiadają wiedzę
i umiejętności konieczne do skutecznego realizowania przez nich zadań?					

9	Czy istniejące w placówce procedury zatrudniania prowadzą do zatrudniania osób, które posiadają pożądane na danym stanowisku pracy wiedzę i umiejętności?					

10	Czy struktura organizacyjna Pani/Pana placówki  jest dostosowana do aktualnych
jej celów i zadań?					

11	Czy struktura organizacyjna placówki  jest okresowo analizowana i w miarę potrzeb aktualizowana?					

12	Czy w Pani/Pana placówce zatrudniona jest odpowiednia liczba pracowników
w odniesieniu do celów i zadań placówki?					

13	Czy przekazanie zadań i obowiązków pracownikom następuje zawsze w drodze pisemnej?					

14	Czy uprawnienia do podejmowania decyzji, zwłaszcza tych o bieżącym charakterze, są delegowane na niższe szczeble?					

15	Czy został określony ogólny cel istnienia placówki, np. w postaci misji? (poza statutem lub ustawą powołującą jednostkę)					

16	Czy w placówce zostały określone cele do osiągnięcia lub zadania do realizacji w bieżącym roku w innej formie, niż regulamin organizacyjny czy statut?
(np. jako plan pracy, plan działalności)					

17	Czy cele i zadania placówki na bieżący rok mają określone mierniki, wskaźniki bądź inne kryteria, za pomocą których można sprawdzić czy cele i zadania zostały zrealizowane?					

18	Czy Pani/Pan wyznacza cele do osiągnięcia i zadania do zrealizowania przez pracowników w bieżącym roku?					

19	Czy na bieżąco monitoruje Pani/Pan stan zaawansowania powierzonych pracownikom zadań?					

20	Czy przygotowuje Pani/Pan okresowe informacje na temat stopnia realizacji powierzonych do wykonania zadań?					

21	Czy w Pani/Pana placówce 
w udokumentowany sposób identyfikuje się zagrożenia/ryzyka, które mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań placówki (np. poprzez sporządzanie rejestru ryzyka lub innego dokumentu zawierającego zidentyfikowane zagrożenia/ryzyka)? (jeśli TAK- proszę przejść do następnych pytań, jeśli NIE - proszę przejść do pytania nr 25)					

22	Czy w przypadku każdego ryzyka został określony poziom ryzyka, jaki można zaakceptować?					

23	Czy wśród zidentyfikowanych zagrożeń/ryzyk wskazuje się zagrożenia/ryzyka istotne, które
w znaczący sposób mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań?					

24	Czy w stosunku do każdego istotnego ryzyka został określony sposób radzenia sobie z tym ryzykiem (tzw. reakcja na ryzyko)?					

25	Czy pracownicy w Pani/Pana placówce mają bieżący dostęp do procedur/instrukcji obowiązujących w jednostce (np. poprzez internet)?					

26	Czy w placówce zostały zapewnione mechanizmy służące utrzymaniu ciągłości działalności na wypadek awarii (np. pożaru, powodzi, poważnej awarii)?					

27	Czy Pani/Pana zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji wewnątrz Pani/Pana placówki?					

28	Czy Pani/Pana zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji pomiędzy pracownikami?					

29	Czy w jednostce funkcjonuje efektywny system wymiany ważnych informacji
z podmiotami zewnętrznymi (np. z innymi urzędami, dostawcami, klientami) mającymi wpływ na osiąganie celów i realizację zadań Pani/Pana placówce?					

30	Czy Pani/Pana placówka utrzymuje dobre kontakty z podmiotami zewnętrznymi, które mają wpływ na realizację zadań? (np. z innymi urzędami, dostawcami, klientami).					

31	Czy pracownicy w Pani/Pana placówce zostali poinformowani o zasadach w kontaktach z podmiotami zewnętrznymi (np. wnioskodawcami, dostawcami, oferentami)?					

32	Czy pracownicy są zachęcani do sygnalizowania  problemów i zagrożeń w realizacji zadań?					

33	Czy praca audytu wewnętrznego przyczynia się Pani/Pana zdaniem, do lepszego funkcjonowania placówki?					

Załącznik Nr 2 do Zasad dokonywania samooceny funkcjonowania kontroli zarządczej  w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Sławkowie

ANKIETA DO SAMOOCENY KONTROLI ZARZĄDCZEJ - PRACOWNICY

Lp	PYTANIE	TAK	NIE	NIE WIEM	a)	Odniesienie do regulacji, procedur, zasad, przyjętych rozwiązań lub wskazanie innych dowodów potwierdzających odpowiedź TAK, albo
b)	uzasadnienie odpowiedzi NIE inne UWAGI	

1	Czy Pani/Pan wie, jakie zachowania pracowników uznane są w placówce za nieetyczne?					

2	Czy Pani/Pan wie, jak należy się zachować w przypadku, gdy będzie Pani/Pan świadkiem poważnych naruszeń zasad etycznych obowiązujących w placówce?					

3	Czy Pani/Pana zdaniem Kierownik przestrzega i promuje własną postawą i decyzjami etyczne postępowanie?					

4	Czy bierze Pani/Pan udział
w szkoleniach w wystarczającym stopniu, aby skutecznie realizować powierzone zadania?					

5	Czy szkolenia w których Pani/Pan uczestniczył, były przydatne na zajmowanym stanowisku?					

6	Czy jest Pani/Pan informowany przez Kierownika o wynikach okresowej oceny Pani/Pana pracy?					

7	Czy istnieje dokument, w którym zostały ustalone wymagania w zakresie wiedzy, umiejętności i doświadczenia, konieczne do wykonywania zadań na Pani/Pana stanowisku pracy?					
8	Czy posiada Pani/Pan aktualny zakres obowiązków określony na piśmie?					

9	Czy są Pani/Panu znane kryteria, za pomocą których oceniane jest wykonywanie Pani/Pana zadań?					

10	Czy bezpośredni Kierownik
w wystarczającym stopniu monitorują bieżący stan zaawansowania powierzonych pracownikom zadań?					
11	Czy zna Pani/Pan najważniejsze cele istnienia jednostki?					

12	Czy w Pani/Pana placówce zostały określone cele do osiągnięcia lub zadania do realizacji w bieżącym roku w innej formie, niż regulamin organizacyjny? (jako plan pracy, działania)					

13	Czy cele i zadania Pani/Pana placówki
na bieżący rok mają określone mierniki, wskaźniki, bądź inne kryteria za pomocą których można sprawdzić czy cele
i zadania zostały zrealizowane?					

14	Czy w Pani/Pana placówce
w udokumentowany sposób identyfikuje się zagrożenia/ryzyka, które mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań placówki? (np. rejestr ryzyka)					

15	Czy wśród zidentyfikowanych zagrożeń/ ryzyk, wskazuje się na zagrożenia/ryzyka istotne, które w znaczący sposób mogą
przeszkodzić w realizacji celów i zadań?					

16	Czy w Pani/Pana placówce podejmuje się wystarczające działania mające na celu ograniczenie zidentyfikowanych zagrożeń/ryzyk, w szczególności tych istotnych?					

17	Czy posiada Pani/Pan bieżący dostęp do procedur/instrukcji obowiązujących w placówce?					

18	Czy sposób realizacji zadań w Pani/Pana placówce jest w wystarczającym stopniu określony w pisemnych procedurach/ instrukcjach?					

19	Czy obowiązujące Panią/Pana procedury/ instrukcje są aktualne,
tzn. zgodne z obowiązującymi przepisami prawa i regulacjami wewnętrznymi?					
20	Czy nadzór ze strony Kierownika zapewnia skuteczną realizację zadań?					

21	Czy wie Pani/Pan, jak postępować w przypadku wystąpienia sytuacji
nadzwyczajnej, np. pożaru, powodzi, poważnej awarii?					

22	Czy dokumenty/materiały/zasoby informatyczne, z których korzysta Pani/Pan w swojej pracy, są Pani/Pana zdaniem odpowiednio chronione przed utratą lub zniszczeniem?					

23	Czy ma Pani/Pan dostęp do wszystkich informacji i danych niezbędnych
do realizacji swoich zadań?					

24	Czy postawa Kierownika, zachęca pracowników do sygnalizowania problemów i zagrożeń w realizacji zadań placówki?					

25	Czy Pani/Pana zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji pomiędzy Kierownikiem , a pracownikami?					

26	Czy Kierownik  na co dzień zwraca wystarczającą uwagę na przestrzeganie przez pracowników obowiązujących
w jednostce zasad, procedur, instrukcji?					

Załącznik Nr 3 do Zasad dokonywania samooceny funkcjonowania kontroli zarządczej  w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Sławkowie

RAPORT ZBIORCZY SAMOOCENY KONTROLI ZARZĄDCZEJ – KADRA ZARZĄDZAJĄCA

Lp	PYTANIE	Ilość odpowiedzi  

TAK	Ilość odpowiedzi

NIE	Ilość odpowiedzi

NIE WIEM	
UWAGI	
1	Czy pracownicy są informowani
o zasadach etycznego postępowania?					

2	Czy Pani/Pan wie jak należy się zachować,
w przypadku gdy będzie Pani/Pan świadkiem poważnych naruszeń zasad etycznych obowiązujących w placówce?					

3	Czy bierze Pani/Pan udział
w szkoleniach w wystarczającym stopniu, aby skutecznie realizować powierzone zadania?					

4	Czy w Pani/Pana placówce zostały pisemnie ustalone wymagania w zakresie wiedzy, umiejętności i doświadczenia, konieczne do wykonywania zadań na poszczególnych stanowiskach pracy?					
5	Czy dokonuje Pani/Pan okresowej oceny pracy swoich pracowników?					

6	Czy pracownicy zostali zapoznani
z kryteriami, za pomocą których dokonuje Pani/Pan oceny wykonywania przez nich zadań?					

7	Czy pracownicy mają zapewniony w wystarczającym stopniu dostęp do szkoleń niezbędnych na zajmowanych przez nich stanowiskach pracy?					

8	Czy pracownicy posiadają wiedzę
i umiejętności konieczne do skutecznego realizowania przez nich zadań?					

9	Czy istniejące w placówce procedury zatrudniania prowadzą do zatrudniania osób, które posiadają pożądane na danym stanowisku pracy wiedzę i umiejętności?					

10	Czy struktura organizacyjna Pani/Pana placówki  jest dostosowana do aktualnych
jej celów i zadań?					

11	Czy struktura organizacyjna placówki  jest okresowo analizowana i w miarę potrzeb aktualizowana?					

12	Czy w Pani/Pana placówce zatrudniona jest odpowiednia liczba pracowników
w odniesieniu do celów i zadań placówki?					

13	Czy przekazanie zadań i obowiązków pracownikom następuje zawsze w drodze pisemnej?					

14	Czy uprawnienia do podejmowania decyzji, zwłaszcza tych o bieżącym charakterze, są delegowane na niższe szczeble?					

15	Czy został określony ogólny cel istnienia placówki, np. w postaci misji? (poza statutem lub ustawą powołującą jednostkę)					

16	Czy w placówce zostały określone cele do osiągnięcia lub zadania do realizacji w bieżącym roku w innej formie, niż regulamin organizacyjny czy statut?
(np. jako plan pracy, plan działalności)					

17	Czy cele i zadania placówki na bieżący rok mają określone mierniki, wskaźniki bądź inne kryteria, za pomocą których można sprawdzić czy cele i zadania zostały zrealizowane?					

18	Czy Pani/Pan wyznacza cele do osiągnięcia i zadania do zrealizowania przez pracowników w bieżącym roku?					

19	Czy na bieżąco monitoruje Pani/Pan stan zaawansowania powierzonych pracownikom zadań?					

20	Czy przygotowuje Pani/Pan okresowe informacje na temat stopnia realizacji powierzonych do wykonania zadań?					

21	Czy w Pani/Pana placówce 
w udokumentowany sposób identyfikuje się zagrożenia/ryzyka, które mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań placówki (np. poprzez sporządzanie rejestru ryzyka lub innego dokumentu zawierającego zidentyfikowane zagrożenia/ryzyka)? (jeśli TAK- proszę przejść do następnych pytań, jeśli NIE - proszę przejść do pytania nr 25)					

22	Czy w przypadku każdego ryzyka został określony poziom ryzyka, jaki można zaakceptować?					

23	Czy wśród zidentyfikowanych zagrożeń/ryzyk wskazuje się zagrożenia/ryzyka istotne, które
w znaczący sposób mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań?					

24	Czy w stosunku do każdego istotnego ryzyka został określony sposób radzenia sobie z tym ryzykiem (tzw. reakcja na ryzyko)?					

25	Czy pracownicy w Pani/Pana placówce mają bieżący dostęp do procedur/instrukcji obowiązujących w jednostce (np. poprzez internet)?					

26	Czy w placówce zostały zapewnione mechanizmy służące utrzymaniu ciągłości działalności na wypadek awarii (np. pożaru, powodzi, poważnej awarii)?					

27	Czy Pani/Pana zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji wewnątrz Pani/Pana placówki?					

28	Czy Pani/Pana zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji pomiędzy pracownikami?					

29	Czy w jednostce funkcjonuje efektywny system wymiany ważnych informacji
z podmiotami zewnętrznymi (np. z innymi urzędami, dostawcami, klientami) mającymi wpływ na osiąganie celów i realizację zadań Pani/Pana placówce?					

30	Czy Pani/Pana placówka utrzymuje dobre kontakty z podmiotami zewnętrznymi, które mają wpływ na realizację zadań? (np. z innymi urzędami, dostawcami, klientami).					

31	Czy pracownicy w Pani/Pana placówce zostali poinformowani o zasadach w kontaktach z podmiotami zewnętrznymi (np. wnioskodawcami, dostawcami, oferentami)?					

32	Czy pracownicy są zachęcani do sygnalizowania  problemów i zagrożeń w realizacji zadań?					

33	Czy praca audytu wewnętrznego przyczynia się Pani/Pana zdaniem, do lepszego funkcjonowania placówki?					
	
Ilość odpowiedzi wszystkich: ……
	
……	
……	
……	Procent (%)
Odp. TAK 
……	

Załącznik Nr 4 do Zasad dokonywania samooceny funkcjonowania kontroli zarządczej  w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Sławkowie

RAPORT ZBIORCZY SAMOOCENY KONTROLI ZARZĄDCZEJ – PRACOWNICY

Lp	PYTANIE	Ilość odpowiedzi  

TAK	Ilość odpowiedzi

NIE	Ilość odpowiedzi

NIE WIEM	
UWAGI	

1	Czy Pani/Pan wie, jakie zachowania pracowników uznane są w placówce za nieetyczne?					

2	Czy Pani/Pan wie, jak należy się zachować w przypadku, gdy będzie Pani/Pan świadkiem poważnych naruszeń zasad etycznych obowiązujących w placówce?					

3	Czy Pani/Pana zdaniem Kierownik przestrzega i promuje własną postawą i decyzjami etyczne postępowanie?					

4	Czy bierze Pani/Pan udział
w szkoleniach w wystarczającym stopniu, aby skutecznie realizować powierzone zadania?					

5	Czy szkolenia w których Pani/Pan uczestniczył, były przydatne na zajmowanym stanowisku?					

6	Czy jest Pani/Pan informowany przez Kierownika o wynikach okresowej oceny Pani/Pana pracy?					

7	Czy istnieje dokument, w którym zostały ustalone wymagania w zakresie wiedzy, umiejętności i doświadczenia, konieczne do wykonywania zadań na Pani/Pana stanowisku pracy?					
8	Czy posiada Pani/Pan aktualny zakres obowiązków określony na piśmie?					

9	Czy są Pani/Panu znane kryteria, za pomocą których oceniane jest wykonywanie Pani/Pana zadań?					

10	Czy bezpośredni Kierownik
w wystarczającym stopniu monitorują bieżący stan zaawansowania powierzonych pracownikom zadań?					
11	Czy zna Pani/Pan najważniejsze cele istnienia jednostki?					

12	Czy w Pani/Pana placówce zostały określone cele do osiągnięcia lub zadania do realizacji w bieżącym roku w innej formie, niż regulamin organizacyjny? (jako plan pracy, działania)					

13	Czy cele i zadania Pani/Pana placówki
na bieżący rok mają określone mierniki, wskaźniki, bądź inne kryteria za pomocą których można sprawdzić czy cele
i zadania zostały zrealizowane?					

14	Czy w Pani/Pana placówce
w udokumentowany sposób identyfikuje się zagrożenia/ryzyka, które mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań placówki? (np. rejestr ryzyka)					

15	Czy wśród zidentyfikowanych zagrożeń/ ryzyk, wskazuje się na zagrożenia/ryzyka istotne, które w znaczący sposób mogą
przeszkodzić w realizacji celów i zadań?					

16	Czy w Pani/Pana placówce podejmuje się wystarczające działania mające na celu ograniczenie zidentyfikowanych zagrożeń/ryzyk, w szczególności tych istotnych?					

17	Czy posiada Pani/Pan bieżący dostęp do procedur/instrukcji obowiązujących w placówce?					

18	Czy sposób realizacji zadań w Pani/Pana placówce jest w wystarczającym stopniu określony w pisemnych procedurach/ instrukcjach?					

19	Czy obowiązujące Panią/Pana procedury/ instrukcje są aktualne,
tzn. zgodne z obowiązującymi przepisami prawa i regulacjami wewnętrznymi?					
20	Czy nadzór ze strony Kierownika zapewnia skuteczną realizację zadań?					

21	Czy wie Pani/Pan, jak postępować w przypadku wystąpienia sytuacji
nadzwyczajnej, np. pożaru, powodzi, poważnej awarii?					

22	Czy dokumenty/materiały/zasoby informatyczne, z których korzysta Pani/Pan w swojej pracy, są Pani/Pana zdaniem odpowiednio chronione przed utratą lub zniszczeniem?					

23	Czy ma Pani/Pan dostęp do wszystkich informacji i danych niezbędnych
do realizacji swoich zadań?					

24	Czy postawa Kierownika, zachęca pracowników do sygnalizowania problemów i zagrożeń w realizacji zadań placówki?					

25	Czy Pani/Pana zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji pomiędzy Kierownikiem , a pracownikami?					

26	Czy Kierownik  na co dzień zwraca wystarczającą uwagę na przestrzeganie przez pracowników obowiązujących
w jednostce zasad, procedur, instrukcji?					
	
Ilość odpowiedzi wszystkich: ……	
……	
……	
……	Procent (%)
Odp. TAK 
……